中国药科大学公文处理实施细则
发布时间: 2011-11-09 浏览次数: 329

第一章 总则

第一条 为做好学校党政公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》,结合我校实际,特制定本细则。

第二条 公文是党政机关在管理工作中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布法规和规章,施行行政措施,请示、报告和答复问题,指导、布置和商洽工作,通报情况,交流经验的重要工具。

第三条 党委办公室、校长办公室(以下简称党办、校办)分别是本校党、政公文处理的管理机构。党办、校办应配备专职人员负责公文处理工作。

第四条 各部门、各直属单位(以下称各部门、单位)都应指定专人(专兼职文秘人员)负责公文的收文、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。文秘人员应当热爱本职工作、忠于职守、廉洁正派,具备一定的文秘专业知识。

第五条 各级领导都要重视办文工作,各部门、单位的主要领导对本部门、单位的文件处理工作负责,要努力提高办文质量。

第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和规定,必须做到准确、及时、安全。逐步采用现代化手段处理公文,加快运转,提高工作效率。

第二章公文种类

第七条 本校常用的公文种类有:

一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项,用“决议”。

二、决定。对重要事项或重大行动作出安排,用“决定”。

三、公告。向校内外宣布重要事项或者法定事项,用“公告”。

四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。

五、通知。发布规章和行政措施,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。

六、通报。表扬先进,批评错误,传达重要精神、交流重要情况,用“通报”。

七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。

八、请示。向上级机关请求指示、批准,用“请示”。

九、批复。答复下级机关的请示事项,用“批复”。

十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度,用“条例”。

十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范,用“规定”。

十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排,用“意见”。

十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。

十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神,用“会议纪要”。

第三章公文格式

第八条 公文一般由眉首,正文、文尾三部分组成。

第九条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容,一般用横线与正文部分隔开。

一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,居中。

二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成,置于发文机关之下、横线之上,居中。

三、向上级报送的重要文件,要标注签发人,置于发文字号的同行右端。

四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种,标于眉首右上角。

五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标于眉首右上角。

第十条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。

一、标题置于眉首之下,主送机关之上,居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类,要准确简要地概括公文的主要内容,除发布和批转上级规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其它标点符号。

二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关,其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。

三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“()”“1.”“(1)”。规章和规范性文件,按有关规定,用章、节、条、款、项标明层次。

四、附件名称标于内容之后,成文日期之前。附件一般与主件合订发送,不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号,与主件同时发送。

五、文件落款,指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。

六、公文除会议纪要外,应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

第十一条 文尾部分,包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。

一、主题词。置于横线之上左端,按主题词表规定标引,词目间间隔一个汉字距离。

二、抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。

三、印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开,左端署印发机关全称,右端署印发日期。

四、文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下,居右。

第十二条 公文文字从左至右横写,横排。公文用纸为A4型,并用统一印制的红头公文纸印刷,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字,内容用三号仿宋体。

第十三条 本校公文版头的主要形式及适用范围:

一、中共中国药科大学委员会:适用于校党委对职责范围内重大事项的决定;传达上级党组织的指示;转发上级党组织的公文;向上级组织汇报工作、反映情况的报告;向上级党组织的请示;任免干部;对下级党组织的批复等。

二、中国药科大学党委办公室:适用于党办职责范围内事项的公文,或根据校党委授权传达或代党委发布某些事项。

三、中共中国药科大学纪律检查委员会:适用于校纪律检查委员会职责范围内事项的公文。

四、中国药科大学(学校文件样式):适用于校行政对职责范围内重要事项的决定;对校内各单位布置重要工作;向校内外宣布重大事项的公告;在校园内公布的通告;传达上级部门的指示;转发上级的公文;传达有关单位需要周知或共同执行事项的通知;干部的任免和聘用;向上级汇报工作、反映情况;向上级的请示;答复有关单位(部门)请示事项的批复;以及必须以中国药科大学名义办理的公文。

五、中国药科大学校长办公室:适用于校办职责范围内事项的公文,或根据校行政授权传达或代校行政发布事项。

六、中国药科大学工会委员会:适用于校工会职责范围内事项的公文。

七、共青团中国药科大学委员会:适用于校团委职责范围内事项的公文。

八、中国药科大学校务会议纪要:适用于记载和传达校务会议情况及议定事项。

九、中国药科大学(部门、单位样式):适用于各部门、单位职责范围内事项的公文。

十、使用其它公文版头应报校办审核、批准。备案后方可使用。

第四章行文规则

第十四条 行文应确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十五条 学校党政及各部门、单位的行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。

一、向学校主管部门、国家机关、省、市党政机关行文,学校机构设置、人事任免、奖惩、重要的规章制度办法的颁布,学校重大事项的决定、公告等等,以及必须以学校名义发文的,党务工作由校党委发文,行政工作由校行政发文。

二、党办、校办根据授权,可就全校性的工作,向有关部门、单位发文或转发有关部门、单位的文件。

三、职能部门在各自职权范围内可以向校内有关单位行文,对外一般业务往来可以部门名义发文。

四、各单位对下属单位的工作,对校内外的一般业务往来、向学校报告、请示工作等等,均以单位名义行文。

五、部门或单位的重要行文,一般应由主管校领导签发,并应抄送有关领导及党办、校办等有关部门;一般工作行文,一般由部门主要负责人签发。部门之间对涉及多方职责范围的问题未经协商一致,不得各自向下行文。

第十六条 上行文主送单位应使用全称或规范的简称。

第十七条 请示应当做到一文一事。报告中不得夹带请示事项。请示一般应明确一个主送机关,不得多头主送,不要抄送给下级单位。请示一般不以个人名义上报,不直接送领导者个人。

第十八条 对不符合规定的越级行文,收文机关可不予办理,并予退回。

第十九条 行文程序。校党委、校行政及由党办、校办转发的文件行文程序按第五章有关条款执行;部门、单位行文可参照第五章有关条款执行,重要文件应报主管校领导同意。

第二十条 发文字号的编制,按《中国药科大学发文字号表》执行。

第五章公文形成

第二十一条 公文的形成过程包括拟稿、核稿、会签、审稿、签发、缮印、用印、发送等。

第二十二条 拟稿。公文的起草,应由主办部门、单位熟悉该项工作的有关人员负责,重要公文应由有关负责人主持起草,在适当范围内征求意见,经集体研究后定稿。

第二十三条 起草公文应遵守以下几点:

一、符合党和政府的方针、政策和法律、法规,符合学校有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明,并附有关依据文件。

二、完整准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。

三、情况属实、观点明确、条理清楚、内容充实、结构严谨、层次分明、表述准确、文字精炼、文风端正、篇幅简短。文种、格式使用正确。

四、用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文等应准确无误。不写不规范的字。使用简称,应先用全称,在括号内注明“以下简称xx”,简称应规范化。时间应写具体的年、月、日,不要把“20xx年”简写成“xx年”,一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

五、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

六、公文中应使用国家法定计量单位。

七、引用公文应先引用标题,后引用发文字号。

八、起草公文应使用校办统一印制的公文稿纸。文稿纸按公文格式和处理责任的需要,一般划分为发文字号、秘密等级、拟稿、核稿、会签、审稿、签发、标题、主题词、主送、抄送等栏目。

九、起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料,应附在文稿之后,便于审核。

十、送审公文文稿一般应用打印机打印。文稿字迹要端正清楚、不得多处涂改(如用涂改液涂改等)、粘贴等,否则党办、校办应予以退回重办。文稿改动大的,由主办部门、单位清稿后继续办理。

第二十四条 核稿。主办部门、单位主要负责人负责核稿。核稿人对公文的内容和质量负责。核稿的重点是:行文是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定;提出的意见和办法是否切实可行;需要同有关部门协商的事项,是否已协商一致;内容是否完整准确。

第二十五条 会签。涉及其他部门职责范围的文稿,主办单位应主动与有关部门协商、会签。在会签中遇有分歧意见,由主办机关请示上级机关处理,要如实反映各方的意见。未按规定会签的文稿,党办、校办应退回重办。

第二十六条 审稿。文稿经核稿、会签后,由党办、校办负责审核。审核的重点是:是否需要行文;应由哪一级机关行文;文字表达、文种使用、公文格式、处理程序等是否符合有关规定。

第二十七条 签发。校党委、校行政及党办、校办发文应经校领导签发,重要的或涉及面广的, 由正职或主持日常工作的副职签发。部门、单位行文应经本部门、单位主要负责人签发。涉及两个以上领导职权的事项,由有关领导会签。

第二十八条 经领导签发的文稿,党办、校办应再作校核,涉及内容的实质性修改,须报原审批领导复审。

第二十九条 公文的拟稿、核稿、会签、审稿、签发,有关人员应明确签署意见、姓名和时间。未提出明确意见或圈阅的应当视为同意。

第三十条 公文的起草、核稿、会签、审稿、签发,应使用钢笔、毛笔或黑色签字笔,不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝墨水等不符合存档要求的笔、墨书写。不得在装订线外书写。起草公文要使用计算机录入、用打印机打印文稿。但签名项应由办文人亲笔签署。对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。

第三十一条 登记、注发。公文签发后,党办、校办或有关文秘人员应根据内容登记、编号、注明发送范围、份数。

第三十二条 缮印。以学校党委、行政名义发文,由主办部门负责录入,党办、校办提供公文模板,由党办、校办授权主办部门负责排版、打印文件清样,保证公文格式标准、规范。其他公文由主办部门负责排版、缮印。公文付印前由主办部门有关人员负责校对,并在公文稿纸上签名。

第三十三条 用印。公文用印要端正、清晰,印章的上弦不得压正文,下部边缘压盖成文日期,并尽量使年月日露出。不符合行文规则、原稿未经签发、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得用印。除正式公文盖印外,原稿也应盖印,以示办结。

第三十四条 发送。公文的发送应履行严格的传递、交接手续。主办部门、单位应建立发文登记簿,并负责按注发范围发送、登记。传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

第六章公文办理

第三十五条 公文办理除公文形成以外,还包括公文的签收、登记、分办、催办、办结等程序。

第三十六条 签收。公文由文秘人员负责签收、拆封、编号。机关工作人员代表单位外出参加会议带回的文件,应交给文秘人员办理登记或存档。

第三十七条 登记。各部门、单位应建立收文登记簿。收文应登记,对阅件、办件要作出标注。阅件指各种报告、抄件等;办件指需要办理的公文。

第三十八条 分办。公文由文秘人员协助负责人处理。阅件,分送有关负责人和有关人员阅读。阅读范围较广的,经校领导或党办、校办批准,可按规定翻印或组织传阅、传达。办件,有明确主管部门的,直接转该部门处理,并在转办时提出处理意见和要求;需几个部门协商办理的,明确一个部门主办,由该部门会同有关部门办理;需紧急处理的公文,要提出办理的时限。办文人员要熟悉业务,确保分办准确。

第三十九条 公文送领导人审阅前,文秘人员应根据轻重缓急,认真筛选,以保证领导人集中精力抓大事。呈批重要的公文时,应提供简要的背景材料和有关文件。

第四十条 批办。下级机关上报的公文,只需批示而不发文的,经有关负责人签批后,将批示复印后退发文机关。

第四十一条 承办。承办单位应当抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的,应当迅速退回交办部门并说明理由。属承办部门、单位职权范围的事项,可直接答复发文机关;同时抄送交办部门备案。需由交办部门行文的,承办部门负责代拟文稿;需与有关部门会签的,会签后,连同交办的文件呈送交办部门。各部门要定期检查承办情况,防止漏办或延误。

第四十二条 会办。送领导人批示或者交办的公文涉及两个以上部门时,由主办部门负责人与有关部门协同办理。

第四十三条 催办。送领导人批示或者转有关部门办理的公文,文秘人员要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。

第四十四条 办结。阅件,凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的,视为办结。办件,凡按有关程序,符合下列情况之一的为办结:已按领导人批示认真承办,履行了处理程序并有结果的;上级机关公文,己通过行文或其它方式贯彻执行的;函件已经明确答复的;请示已作批复的。

第四十五条 反馈。下级机关应将上级机关重要来文的执行情况及时报告有关部门和领导。发文机关要定期检查重要公文的贯彻落实情况。

第七章公文立卷、归档和销毁

第四十六条 清退。办结的公文要退给文秘人员统一处理。有归档和存查价值的公文,应由主办部门文秘人员负责立卷留存。会议形成的文件、音像资料,要指定专人负责收集齐全,组卷归档。

第四十七条 立卷。公文办结后,主办部门应及时将公文定稿、正本和有关材料分类整理立卷,便于保管和利用。上级来文由收件部门负责立卷。

第四十八条 归档。各级领导和文秘人员应认真执行《中华人民共和国档案法》,根据本校有关文书档案管理的规定,定期向校综合档案室移交案卷,个人不得保存应当归档的公文。

第四十九条 利用。校综合档案室应建立、健全借阅制度,既要有利于充分利用,同时又要保证档案的保密、完整和安全。

第五十条 销毁。没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁,销毁秘密公文,应进行登记,有专人监销,保证不丢失、不漏销。

第八章附则

第五十一条 本校以往发布的公文处理办法,凡与本细则不致的,以本细则为准。

第五十二条 学校所属企业单位参照本细则执行。

第五十三条 本细则由校长办公室负责解释。

第五十四条 本细财自公布之日起执行。